Szczególne warunki usługi Zapytania ofertowe

Obowiązujące od: 1 sierpnia 2026 r.

Niniejsze szczególne warunki regulują usługę Zapytania ofertowe na veritra.io, w ramach której zamawiający samodzielnie ogłasza zamówienie, a dostawcy składają na nie oferty. Uzupełniają one Ogólne warunki handlowe (dalej „OWH"); w kwestiach nieuregulowanych niniejszymi warunkami stosuje się OWH. W przypadku sprzeczności niniejsze szczególne warunki mają pierwszeństwo przed OWH w zakresie usługi Zapytania ofertowe.

Usługa przeznaczona jest wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B). Definicje pojęć oraz postanowienia OWH dotyczące stron, odpowiedzialności, ochrony danych osobowych i rozwiązywania sporów obowiązują również w niniejszym dokumencie.

Niniejszy dokument stanowi tłumaczenie. W przypadku rozbieżności wiążąca jest wersja czeska.

1. Status operatora

Operator udostępnia platformę techniczną służącą do ogłaszania zapytań ofertowych i przyjmowania ofert. Operator:

• nie jest zamawiającym w ramach zapytania ofertowego ani dostawcą,
• nie jest stroną umowy, która ewentualnie zostanie zawarta między zamawiającym a dostawcą,
• nie jest pośrednikiem w rozumieniu § 2445 i nast. czeskiego kodeksu cywilnego (občanský zákoník) i nie przysługuje mu prowizja z tytułu zawartej umowy,
• nie jest profilem zamawiającego w rozumieniu § 214 ustawy nr 134/2016 Dz. U. czeskiej, o udzielaniu zamówień publicznych (dalej „ZZVZ"), ani innym narzędziem elektronicznym w rozumieniu ZZVZ.

Zapytania ofertowe ogłaszane w ramach niniejszej usługi są zamówieniami prywatnymi poza reżimem ZZVZ. Opublikowanie zapytania ofertowego w usłudze nie zastępuje zatem żadnego obowiązku publikacyjnego wynikającego z ZZVZ ani z innych przepisów prawa. Wyłączną odpowiedzialnością zamawiającego jest ocena, czy do udzielanego przez niego zamówienia nie mają zastosowania ZZVZ lub inne szczególne przepisy; jeżeli tak jest, zamawiający nie może korzystać z usługi do jego udzielenia.

2. Zamawiający i weryfikacja tożsamości

Zapytanie ofertowe może ogłosić wyłącznie przedsiębiorca, który:

• podał numer identyfikacyjny (IČO) możliwy do odnalezienia w publicznym rejestrze kraju, w którym ogłasza zapytanie ofertowe,
• ma zweryfikowany adres e-mail i numer telefonu,
• ogłasza zapytanie ofertowe we własnym imieniu i na własny rachunek.

Jednemu numerowi identyfikacyjnemu odpowiada jeden profil zamawiającego. Zamawiający odpowiada za to, że jest uprawniony do działania w imieniu wskazanego podmiotu.

Zamawiający odpowiada za treść specyfikacji i wszelkich załączników, a w szczególności za to, że jest uprawniony do ich opublikowania i że ich opublikowanie nie narusza praw osób trzecich (praw autorskich, tajemnicy przedsiębiorstwa, ochrony danych osobowych).

3. Zakaz fikcyjnego zapytania ofertowego

Zamawiający zobowiązuje się ogłaszać zapytanie ofertowe wyłącznie z rzeczywistym zamiarem zawarcia umowy.

Zamawiający nie może w szczególności ogłaszać zapytania ofertowego w celu:

• rozpoznania poziomu cen lub warunków handlowych konkurencji,
• uzyskania tajemnicy przedsiębiorstwa, rozwiązań technicznych lub know-how dostawców bez zamiaru zawarcia umowy z którymkolwiek z nich,
• naruszenia dobrego imienia innej osoby lub działania pod jej tożsamością.

W przypadku naruszenia przez zamawiającego niniejszego zakazu jest on zobowiązany zapłacić operatorowi karę umowną w wysokości 100 000 CZK za każde tak ogłoszone zapytanie ofertowe. Kara umowna jest wymagalna w terminie 14 dni od doręczenia wezwania. Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa operatora do dochodzenia odszkodowania w pełnej wysokości ani prawa poszkodowanych dostawców do dochodzenia odszkodowania od zamawiającego, ani prawa operatora do natychmiastowego zablokowania konta zgodnie z art. 8.

4. Przebieg postępowania przetargowego

Zamawiający w specyfikacji określa termin składania ofert, który nie może być krótszy niż 24 godziny od opublikowania zapytania ofertowego. Oferty złożone po upływie terminu nie są przyjmowane przez system; miarodajny jest czas serwera operatora.

Pytania dotyczące specyfikacji zamawiający odpowiada za pośrednictwem usługi. Odpowiedź jest udostępniana wszystkim uczestnikom, aby rywalizowali na równych warunkach; tożsamość pytającego nie jest ujawniana pozostałym uczestnikom.

Zamawiający nie jest zobowiązany do wyboru żadnej ze złożonych ofert i jest uprawniony do unieważnienia zapytania ofertowego w dowolnym momencie przed udzieleniem zamówienia. Ogłoszenie zapytania ofertowego nie stanowi przyrzeczenia publicznego ani oferty zawarcia umowy w rozumieniu § 1732 czeskiego kodeksu cywilnego (občanský zákoník).

Uczestnikom nie przysługuje wobec zamawiającego ani operatora roszczenie o zwrot kosztów związanych z przygotowaniem i złożeniem oferty, także w przypadku unieważnienia zapytania ofertowego.

5. Oferta dostawcy

Złożona oferta stanowi wiążącą propozycję zawarcia umowy. Dostawca jest związany swoją ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert, chyba że zamawiający określi w specyfikacji inny termin; termin związania określony przez zamawiającego nie może przekraczać 90 dni.

Do czasu upływu terminu składania ofert dostawca może swoją ofertę zastąpić lub wycofać w dowolnym momencie. Po upływie terminu nie jest to już możliwe.

Dostawca odpowiada za prawdziwość i kompletność danych zawartych w ofercie oraz za to, że jest zdolny do wykonania przedmiotu zamówienia.

6. Zapieczętowanie ofert i klucz szyfrujący

Oferty są szyfrowane w przeglądarce dostawcy kluczem publicznym zamawiającego. Operator przechowuje wyłącznie zaszyfrowane dane i nie ma technicznej możliwości udostępnienia treści oferty — ani zamawiającemu przed upływem terminu, ani sobie, ani na żądanie osoby trzeciej. Zamawiający zapoznaje się z treścią ofert dopiero po upływie terminu, po otwarciu kopert i odszyfrowaniu przy użyciu własnego klucza.

Klucz przechowuje wyłącznie zamawiający. Przy ogłaszaniu zapytania ofertowego zamawiający wybiera hasło chroniące jego klucz prywatny i pobiera plik zapasowy z kluczem. Operator nie zna hasła ani niezaszyfrowanego klucza prywatnego i ich nie przechowuje.

Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że utrata zarówno hasła, jak i pliku zapasowego spowoduje trwałą niemożność odczytania złożonych ofert. Przywrócenie dostępu nie jest technicznie możliwe — właśnie ta okoliczność stanowi istotę gwarancji poufności udzielanej dostawcom. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkodę powstałą wskutek niemożności otwarcia ofert przez zamawiającego z powodu utraty, ujawnienia lub uszkodzenia hasła albo pliku zapasowego.

Każde otwarcie koperty i pobranie oferty jest rejestrowane w niezmiennym dzienniku audytu, który stanowi część dokumentacji zapytania ofertowego.

7. Poufność ofert

Treść oferty stanowi informację poufną dostawcy i może zawierać jego tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu § 504 czeskiego kodeksu cywilnego (občanský zákoník).

Zamawiający jest uprawniony do wykorzystania treści oferty wyłącznie w celu jej oceny i zawarcia umowy z wybranym dostawcą. Zamawiający nie może w szczególności ujawniać treści oferty innemu uczestnikowi tego samego postępowania, wykorzystywać jej na korzyść osoby trzeciej ani posługiwać się nią w ramach własnej działalności gospodarczej poza danym zakupem.

W przypadku naruszenia przez zamawiającego niniejszego obowiązku jest on zobowiązany zapłacić operatorowi karę umowną w wysokości 100 000 CZK za każde naruszenie; nie wyłącza to prawa poszkodowanego dostawcy do dochodzenia odszkodowania od zamawiającego.

8. Moderacja i blokowanie

Pierwsze zapytanie ofertowe każdego nowego zamawiającego wymaga zatwierdzenia przez operatora przed opublikowaniem. Po zatwierdzeniu zamawiający publikuje kolejne zapytania ofertowe bez oczekiwania.

Operator jest uprawniony do odrzucenia, nieopublikowania lub usunięcia zapytania ofertowego oraz do zablokowania konta zamawiającego, jeżeli zapytanie ofertowe jest:

• oczywiście fikcyjne lub narusza art. 3,
• ogłoszone pod cudzą tożsamością lub z nieprawdziwymi danymi dotyczącymi zamawiającego,
• niezgodne z prawem, wprowadzające w błąd lub naruszające dobre imię operatora albo osoby trzeciej,
• oczywiście niezrozumiałe lub pozbawione specyfikacji umożliwiającej wycenę.

O decyzji o nieopublikowaniu operator informuje zamawiającego z podaniem przyczyny. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkodę powstałą wskutek nieopublikowania zapytania ofertowego, które było niezgodne z niniejszymi warunkami.

Operator nie weryfikuje prawdziwości specyfikacji, kwalifikacji dostawców ani ich zdolności do wykonania przedmiotu zamówienia.

9. Ceny

Dla dostawców usługa Zapytania ofertowe jest bezpłatna — przeglądanie zapytań ofertowych, składanie ofert i uczestnictwo w postępowaniu przetargowym nie wymaga płatnej subskrypcji. Dostęp do monitoringu zamówień publicznych zgodnie z OWH pozostaje niezmieniony i nadal stanowi usługę płatną.

Dla zamawiających ogłaszanie zapytań ofertowych jest bezpłatne przez okres jednego roku od założenia profilu zamawiającego. Po upływie tego okresu obowiązuje cennik dostępny na stronie https://veritra.io/pricing. O wprowadzeniu odpłatności operator powiadomi zamawiającego z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni drogą elektroniczną; do tego czasu ogłaszanie pozostaje bezpłatne. Jeżeli zamawiający nie zawrze płatnej subskrypcji, już ogłoszone zapytania ofertowe pozostają aktywne do czasu ich zakończenia, jednak zamawiający nie może ogłaszać nowych.

10. Odpowiedzialność

Ponad ograniczenia odpowiedzialności określone w art. 7 OWH, operator nie ponosi odpowiedzialności:

• za wykonanie umowy zawartej między zamawiającym a dostawcą, za jakość świadczenia, dotrzymanie terminów ani za terminowość płatności którejkolwiek ze stron,
• za prawdziwość, kompletność i wykonalność specyfikacji ani za prawdziwość danych zawartych w ofertach,
• za wybór dostawcy, za unieważnienie zapytania ofertowego przez zamawiającego ani za to, że zapytanie ofertowe nie otrzymało żadnej oferty,
• za niemożność otwarcia ofert z przyczyn wskazanych w art. 6,
• za koszty uczestników związane z przygotowaniem oferty.

Ewentualne spory wynikające z umowy zawartej między zamawiającym a dostawcą rozstrzygają te strony między sobą; operator nie jest zobowiązany do udziału w tych sporach ani do ich rozstrzygania.

11. Przechowywanie danych i dane osobowe

Specyfikację zapytania ofertowego, złożone oferty (w postaci zaszyfrowanej), pytania, odpowiedzi oraz dziennik audytu operator przechowuje przez 3 lata od zakończenia zapytania ofertowego, w celu udokumentowania przebiegu postępowania przetargowego obu stronom. Po upływie tego okresu dane są usuwane, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

Zamawiający jest samodzielnym administratorem danych osobowych zawartych w ofertach i odpowiada za ich dalsze przetwarzanie po odszyfrowaniu. Operator w tym zakresie występuje jako podmiot przetwarzający; w odniesieniu do danych użytkowników obowiązuje Polityka ochrony danych osobowych.

12. Postanowienia końcowe

Niniejsze szczególne warunki podlegają prawu Republiki Czeskiej. Do ich zmian, rozdzielności poszczególnych postanowień, cesji umowy oraz rozwiązywania sporów stosuje się odpowiednio art. 9 i 10 OWH.

Wersja 1.0, obowiązująca od 1 sierpnia 2026 r. Operator: RWX, s.r.o., IČO 14235111, dział C, wkładka 49019 w Sądzie Okręgowym w Hradcu Králové.