Unterschwellige Vergaben und Kleinaufträge (VZMR): Schwellenwerte, Vergabeverfahren und elektronische Tools in der Praxis

Die tschechische öffentliche Verwaltung schreibt jährlich zehntausende Aufträge aus, von denen die überwiegende Mehrheit die Oberschwellenwerte nicht erreicht. Für mittelständische und kleinere Unternehmen sind gerade unterschwellige Vergaben und Aufträge geringen Umfangs (tsch. VZMR – zakázky malého rozsahu) der zugänglichste Einstiegspunkt in den tschechischen öffentlichen Beschaffungsmarkt. Dennoch übersehen viele Lieferanten diese Segmente entweder als „zu klein" oder verlieren sich darin aufgrund unterschiedlicher Regelwerke und der Informationsstreuung über Dutzende elektronischer Systeme.

Dieser Leitfaden erläutert verständlich den rechtlichen Rahmen, die aktuellen Finanzgrenzen, die Pflichten der Auftraggeber sowie praktische Tipps, wie Aufträge rechtzeitig gefunden und wettbewerbsfähige Angebote eingereicht werden können.

1. Definitionen und Schwellenwerte 2024–2026

Das Gesetz Nr. 134/2016 Slg., über das öffentliche Auftragswesen (tsch. ZZVZ – zákon o zadávání veřejných zakázek), unterteilt öffentliche Aufträge in drei Kategorien nach ihrem geschätzten Wert. Die konkreten Finanzschwellen legt die Regierungsverordnung Nr. 172/2016 Slg. fest, die regelmäßig in Anlehnung an europäische Verordnungen aktualisiert wird (Überprüfung erfolgt in der Regel alle zwei Jahre). Die nachfolgenden Werte gelten für den Zeitraum 2024–2025; bei der nächsten Revision der Regierungsverordnung sind die Schwellenwerte in der jeweils aktuellen Fassung zu prüfen.

Vergleichstabelle der Schwellenwerte

Hinweis zur Aktualisierung: Die Schwellenwerte für ober- und unterschwellige Aufträge sind direkt an EU-Richtlinien gebunden und werden durch Regierungsverordnung geändert. Prüfen Sie stets die aktuelle Fassung der RVO 172/2016 Slg. auf eur-lex.europa.eu{target="_blank"} oder im Tschechischen Amtsblatt für öffentliche Aufträge (VVZ – Věstník veřejných zakázek) unter vestnikverejnychzakazek.cz{target="_blank"}.

Zentrales Prinzip: Der Auftraggeber ist verpflichtet, den geschätzten Auftragswert vor Einleitung des Verfahrens zu ermitteln und danach das entsprechende Verfahren zu wählen. Eine absichtliche Aufteilung eines Auftrags zur Unterschreitung des Schwellenwerts ist verboten (§ 18 Abs. 3 ZZVZ).

2. Aufträge geringen Umfangs (VZMR)

Rechtsgrundlage und Pflichten des Auftraggebers

Aufträge geringen Umfangs werden in § 27 ZZVZ geregelt. Das Gesetz schreibt für sie kein förmliches Vergabeverfahren vor. Der Auftraggeber ist jedoch verpflichtet, die Grundsätze der Transparenz, Verhältnismäßigkeit, Gleichbehandlung und des Diskriminierungsverbots (§ 6 ZZVZ) einzuhalten. In der Praxis bedeutet dies, dass auch bei VZMR ein nachweisbarer Auswahlprozess stattfinden muss.

Die konkreten Bedingungen regelt jeder Auftraggeber in seiner eigenen internen Vergaberichtlinie für VZMR. Diese Richtlinien sind in der Regel auf den Auftraggeberprofilen oder auf amtlichen Aushängetafeln öffentlich verfügbar. Sie können beispielsweise festlegen:

• die Pflicht, bei Auftragswerten über 500.000 CZK mindestens drei Lieferanten anzufragen,
• die Form der Aufforderung (E-Mail, internes System),
• die Angebotsfrist (typischerweise 7–15 Tage),
• die Art der Dokumentenarchivierung.

Wann muss der Auftraggeber den Vertrag veröffentlichen?

Trotz der flexibleren Vergaberegeln gilt die Pflicht, Verträge mit einem Erfüllungswert über 50.000 CZK netto im Vertragsregister (Registr smluv) gemäß Gesetz Nr. 340/2015 Slg. (über das Vertragsregister) zu veröffentlichen. Ohne Veröffentlichung ist der Vertrag nichtig, sofern der Auftraggeber die Situation nicht innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist behebt. Für Lieferanten ist dies ein praktisches Werkzeug: Über das Vertragsregister unter smlouvy.gov.cz{target="_blank"} lässt sich nachträglich feststellen, welchen Lieferanten ein Auftraggeber regelmäßig Aufträge erteilt und zu welchen Preisen.

Risiken für Lieferanten

Die weniger strengen VZMR-Regeln bedeuten nicht, dass sie risikofrei sind:

• Der Auftraggeber kann den Auftrag ohne Angabe von Gründen stornieren, solange noch kein Vertrag geschlossen wurde.
• Ein nach Ablauf der internen Frist eingereichtes Angebot wird in der Regel automatisch ausgeschlossen.
• Das Fehlen eines schriftlichen Vertrags (oder einer Bestellung) über 50.000 CZK setzt den Lieferanten dem Risiko der Nichtzahlung aus.
• Die Leistungserbringung ohne Vertrag vor dessen Veröffentlichung im Vertragsregister kann auf Auftraggeberseite rechtliche Komplikationen verursachen, die sich rückwirkend auf die Zahlungsfristen auswirken.

3. Unterschwellige Vergabeverfahren

Für Aufträge, die die VZMR-Schwellen überschreiten, aber die Oberschwellenwerte nicht erreichen, sieht das ZZVZ zwei grundlegende Verfahren vor.

Vereinfachtes unterschwelliges Verfahren (§ 53 ZZVZ)

Das vereinfachte unterschwellige Verfahren ist das häufigste Verfahren für Aufträge im unterschwelligen Bereich. Der Auftraggeber veröffentlicht eine Aufforderung zur Angebotsabgabe auf seinem Auftraggeberprofil und fordert gleichzeitig mindestens fünf Lieferanten auf. Die Angebotsfrist darf nicht kürzer als 15 Tage ab Veröffentlichung der Aufforderung sein (§ 53 Abs. 3 ZZVZ).

Wesentliche Merkmale:

• Pflichtveröffentlichung der Aufforderung auf dem Auftraggeberprofil (nicht zwingend im VVZ, die Praxis variiert).
• Der Auftraggeber bewertet Angebote anhand vorab festgelegter Zuschlagskriterien.
• Der Gewinner muss die grundlegende Eignung (§ 74 ZZVZ) und die berufliche Eignung (§ 77 ZZVZ) nachweisen.
• Das Ergebnis (Zuschlagsbekanntmachung) wird auf dem Auftraggeberprofil veröffentlicht.

Unterschwelliges offenes Verfahren

Als Alternative steht das offene Verfahren im unterschwelligen Modus zur Verfügung, bei dem der Auftraggeber die Verfahrensbekanntmachung direkt im Amtsblatt für öffentliche Aufträge (VVZ) veröffentlicht. Die Angebotsfrist beträgt in der Regel mindestens 30 Tage. Dieses Verfahren wählen Auftraggeber, die einen möglichst breiten Bieterkreis ansprechen möchten oder bei denen interne Vorschriften dies verlangen.

Eignungsnachweise im unterschwelligen Verfahren

Die Eignungsanforderungen bei unterschwelligen Aufträgen sind geringer als bei oberschwelligen. Der Auftraggeber kann gemäß § 56 ZZVZ Folgendes verlangen:

• Auszug aus dem Handelsregister oder Gewerbeschein,
• Nachweis einer Haftpflichtversicherung,
• Referenzliste vergleichbarer Aufträge der letzten fünf Jahre,
• Qualitätszertifikate (ISO o. Ä.) nur dann, wenn dies dem Auftragsgegenstand angemessen ist.

Überhöhte Eignungsanforderungen, die kleinere Lieferanten ohne sachlichen Grund ausschließen würden, verstoßen gegen den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz.

4. Elektronische Tools für unterschwellige Vergaben

Tschechien verfügt über mehrere zertifizierte elektronische Vergabeplattformen. Für Lieferanten ist es entscheidend zu wissen, welches System der jeweilige Auftraggeber verwendet.

Übersicht der wichtigsten Plattformen

NIPEZ (Nationale Infrastruktur für die elektronische öffentliche Vergabe) übernimmt die Zertifizierung dieser Tools. Die aktuelle Liste zertifizierter elektronischer Vergabesysteme finden Sie auf nipez.cz{target="_blank"}.

Registrierung und Angebotsabgabe

Das Vorgehen unterscheidet sich je nach Plattform, im Allgemeinen gilt jedoch:

1. Lieferantenkonto erstellen (Datentresor oder qualifizierte elektronische Signatur ist im NEN Voraussetzung).
2. Den konkreten Auftrag nach VVZ-Nummer oder CPV-Code suchen.
3. Vergabeunterlagen herunterladen und Bedingungen prüfen.
4. Angebot gemäß dem geforderten Format zusammenstellen (PDF, ZIP-Archiv mit vorgegebener Struktur).
5. Angebot mit elektronischer Signatur versehen und vor Fristablauf ins System hochladen.

Häufige technische Fehler

• Hochladen des Angebots in einem nicht unterstützten Format (z. B. bearbeitbares DOCX statt PDF/A).
• Die elektronische Signatur ist abgelaufen oder nicht von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt.
• Angebot minutenweise nach Fristablauf hochgeladen (das System lehnt es automatisch ab).
• Systemregistrierung kurz vor Fristablauf abgeschlossen, obwohl die Kontoaktivierung 24–48 Stunden dauert.
• Vergessene Pflichtanlage (Handelsregisterauszug, Versicherungsnachweis) führt zum Ausschluss des gesamten Angebots.

5. Monitoring von VZMR und unterschwelligen Aufträgen

Warum die Überwachung von VZMR schwieriger ist

Aufträge geringen Umfangs müssen gesetzlich nicht im Amtsblatt für öffentliche Aufträge (VVZ) veröffentlicht werden. Auftraggeber veröffentlichen sie auf ihren Auftraggeberprofilen, amtlichen Aushängetafeln, internen Portalen oder senden sie direkt an ausgewählte Lieferanten. Dadurch verteilen sich die Ausschreibungen auf Hunderte verschiedener Quellen, und eine manuelle Überwachung ist zeitlich nicht vertretbar.

CPV-Codes als Grundlage der Filterung

CPV-Codes (Common Procurement Vocabulary) sind achtstellige numerische Identifikatoren des Auftragsgegenstands, die für alle förmlichen Verfahren verpflichtend sind. Bei VZMR geben Auftraggeber sie freiwillig an. Beispiele:

• 72000000-5 – IT-Dienstleistungen
• 45000000-7 – Bauleistungen
• 79000000-4 – Unternehmensdienstleistungen
• 33000000-0 – Medizinische Geräte

Das Einrichten von Benachrichtigungen für relevante CPV-Codes verkürzt die Zeit zur Identifikation neuer Chancen erheblich. Eine detaillierte Übersicht der CPV-Codes wird von simap.europa.eu{target="_blank"} bereitgestellt.

NUTS-Regionen zur geografischen Ausrichtung

NUTS-Codes (Nomenclature of Territorial Units for Statistics) ermöglichen die Filterung von Aufträgen nach Region. Tschechien gliedert sich in NUTS-2-Regionen (z. B. CZ02 Mittelböhmen, CZ08 Mährisch-Schlesien) und NUTS-3-Regionen entsprechend den Kreisen. Für regional ausgerichtete Unternehmen ist die geografische Filterung ebenso wichtig wie die branchenbezogene.

Die Rolle von Monitoring-Tools

Aggregatoren wie mrickwood.cz Ausschreibungsmonitor sammeln automatisch Daten aus dem VVZ, Auftraggeberprofilen und weiteren öffentlichen Quellen und benachrichtigen über neue Aufträge, die den eingestellten Filtern entsprechen (CPV-Code, NUTS-Region, Schlüsselwörter, Finanzrahmen). Damit lösen sie das Hauptproblem von Lieferanten, die sich auf VZMR und das unterschwellige Segment konzentrieren, wo die manuelle Suche über Dutzende Plattformen wirtschaftlich nicht tragbar ist.

6. Häufigste Fehler von Lieferanten

Regelkenntnisse sind eine Voraussetzung für den Erfolg, die Praxis zeigt jedoch, dass sich Fehler unabhängig von der Erfahrung eines Unternehmens wiederholen.

Unterschätzung von VZMR als „kleine" Aufträge. Ein Auftrag über 1.900.000 CZK unterliegt weiterhin vertraglichen und registrierungspflichtigen Anforderungen. Ein Lieferant, der keinen schriftlichen Vertrag einfordert oder dessen Veröffentlichung im Vertragsregister nicht veranlasst, riskiert Komplikationen bei der Forderungsdurchsetzung.

Fristversäumnis. Fristen in elektronischen Systemen sind absolut. Anders als bei der Einreichung in Papierform gibt es keine Möglichkeit, ein Angebot im letzten Moment persönlich abzugeben. Empfehlung: Angebote mindestens 24 Stunden vor Fristablauf hochladen.

Unvollständige oder fehlerhafte Eignungsnachweise. Lieferanten legen häufig einen Handelsregisterauszug vor, der älter als drei Monate ist (§ 77 Abs. 5 ZZVZ), oder vergessen ein bestimmtes, in den Vergabeunterlagen genanntes Zertifikat.

Missachtung interner Richtlinien des Auftraggebers. Bei VZMR sind die Vergabeunterlagen oft kurz, verweisen aber auf eine interne Vorschrift, die auf der Website des Auftraggebers verfügbar ist. Das Fehlen einer gemäß interner Richtlinie vorgeschriebenen Pflichtanlage führt zum Angebotsausschluss ohne Möglichkeit der Nachreichung.

Kein Monitoring der Auftraggerberprofile. Unterschwellige Verfahren werden durch Veröffentlichung auf dem Auftraggeberprofil eingeleitet, nicht zwingend im landesweiten VVZ. Lieferanten, die nur das VVZ beobachten, verpassen einen großen Teil der Ausschreibungen.

Verwechslung von geschätztem und erzieltem Auftragswert. Der geschätzte Auftragswert bestimmt das Verfahren, nicht den endgültigen Preis. Angebotspreise können deutlich niedriger liegen, was einige Lieferanten fälschlicherweise als Regelverstoß interpretieren.

7. Praktische Checkliste für die systematische Angebotsabgabe

Der folgende Aktionsplan hilft Unternehmen dabei, einen wiederholbaren Prozess von der Ausschreibungsidentifikation bis zum Vertragsschluss aufzubauen.

Vorbereitung (einmalig)

• Relevante CPV-Codes für das eigene Tätigkeitsfeld identifizieren (mind. 3–5 Primärcodes).
• Standardmäßiges Eignungspaket vorbereiten: Handelsregisterauszug, Versicherungsnachweis, Referenzen der letzten 5 Jahre, Gewerbenachweis.
• Im NEN (nen.nipez.cz{target="_blank"}), TenderArena und mindestens drei für die Zielregion relevanten E-ZAK-Instanzen registrieren.
• Qualifizierte elektronische Signatur beschaffen oder erneuern.
• Ausschreibungsmonitoring nach CPV-Codes und NUTS-Regionen einrichten (eigenständig oder über mrickwood.cz).
• Interne Richtlinien der wichtigsten Zielauftraggeber studieren (Kreisämter, große Gemeinden, staatliche öffentliche Einrichtungen).

Für jede Ausschreibung

• Geschätzten Auftragswert und entsprechendes Verfahren prüfen (VZMR / unterschwellig / oberschwellig).
• Vergabeunterlagen einschließlich Anlagen und interner Verweise bis zur letzten Zeile lesen.
• Im Kalender eintragen: Angebotsfristende, Frist für eventuelle Rückfragen, Bewertungstermin.
• Angebot gemäß der geforderten Struktur und dem geforderten Format zusammenstellen.
• Gültigkeit aller Eignungsnachweise prüfen (Handelsregisterauszug nicht älter als 3 Monate).
• Angebot spätestens 24 Stunden vor Fristablauf ins System hochladen.
• Angebotseingangsbestätigung archivieren (Screenshot oder E-Mail-Bestätigung aus dem System).

Nach der Auftragsvergabe

• Veröffentlichung des Ergebnisses auf dem Auftraggeberprofil verfolgen.
• Im Fall einer Niederlage Einsicht in den Bewertungsbericht beantragen (§ 217 ZZVZ) und Stärken und Schwächen des Angebots analysieren.
• Vertragsveröffentlichung (bei Zuschlag) im Vertragsregister innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss prüfen (§ 5 Abs. 2 Gesetz Nr. 340/2015 Slg.).
• Referenzliste um den neuen Auftrag für künftige Eignungsnachweise aktualisieren.

Ein systematischer Ansatz, gestützt auf die richtigen Monitoring-Tools und eine gut vorbereitete Dokumentation, ist der entscheidende Vorteil in einem Segment, in dem viele Mitbewerber weiterhin auf Zufallssuchen oder persönliche Kontakte setzen. Unterschwellige Vergaben und VZMR bieten einen stabilen Strom an Chancen mit geringerem Verwaltungsaufwand als oberschwellige Verfahren und stellen für KMU den logischen Ausgangspunkt für den Aufbau einer Reputation im tschechischen Markt für öffentliche Aufträge dar.