Wie man ein Angebot für eine öffentliche Ausschreibung in Tschechien vorbereitet: der vollständige Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen in Tschechien eröffnet jedes Jahr den Zugang zu Milliarden Kronen aus den Haushalten von Staat, Regionen und Gemeinden. Dennoch reichen viele leistungsfähige Unternehmen nie ein erstes Angebot ein, oder sie reichen unvollständige Unterlagen ein und werden schon vor der Bewertung vom Verfahren ausgeschlossen. Dieser Leitfaden beschreibt den gesamten Prozess von der Identifizierung einer Gelegenheit bis zur Zustellung des elektronischen Angebots, und zwar konkret nach den Regeln des Gesetzes Nr. 134/2016 Slg. über die Vergabe öffentlicher Aufträge (ZZVZ). Dabei handelt es sich um das tschechische Vergabegesetz, das die EU-Vergaberichtlinien umsetzt und in seiner Funktion etwa dem deutschen GWB-Vergaberecht bzw. dem österreichischen Bundesvergabegesetz (BVergG) entspricht. „Slg.“ steht für die tschechische Gesetzessammlung (Sbírka zákonů).

1. Auswahl einer geeigneten Ausschreibung

Bevor Sie auch nur ein einziges Dokument vorbereiten, müssen Sie eine Ausschreibung finden, die zu Ihrem Unternehmensgegenstand, Ihrer Kapazität und Ihrer Erfahrung passt. Zeit in eine ungeeignete Gelegenheit zu investieren, ist der teuerste Fehler im gesamten Prozess.

Wo man Ausschreibungen findet

Das Amtsblatt für öffentliche Aufträge (Věstník veřejných zakázek, VVZ) unter vvz.nipez.cz ist die primäre Quelle für veröffentlichungspflichtige Bekanntmachungen. Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, dort die Einleitung von Vergabeverfahren sowohl unterhalb als auch oberhalb der EU-Schwellenwerte zu veröffentlichen. Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte werden zusätzlich im Amtsblatt der EU (TED) bekannt gemacht.

Neben dem VVZ gibt es die elektronischen Vergabeplattformen der Auftraggeber:

CPV-Codes als Navigationsinstrument

Jede Ausschreibung trägt einen oder mehrere CPV-Codes (Common Procurement Vocabulary), achtstellige Nummern, die den Auftragsgegenstand bezeichnen. Zum Beispiel:

• 71000000-8 – Dienstleistungen von Architektur-, Konstruktions- und Ingenieurbüros und Prüfstellen
• 45000000-7 – Bauarbeiten
• 72000000-5 – IT-Dienste

Richten Sie im VVZ eine Überwachung bestimmter CPV-Codes ein oder nutzen Sie den Ausschreibungswächter auf mrickwood.cz, der neue Bekanntmachungen automatisch überwacht und Benachrichtigungen per E-Mail versendet. Die Filterung nach CPV-Codes, NUTS-Regionen (z. B. CZ010 für Prag, CZ072 für die Region Zlín) und Schwellenwerten reduziert die Menge irrelevanter Ergebnisse erheblich.

Schwellenwerte 2025/2026

Die Art des Auftrags und das Verfahren des Auftraggebers unterscheiden sich je nach Auftragswert. Aktuelle Schwellenwerte für Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (gültig ab 1. 1. 2024):

Aufträge geringen Umfangs (VZMR) mit einem Wert unter 2.000.000 CZK (Lieferungen/Dienstleistungen) bzw. unter 6.000.000 CZK (Bauleistungen) müssen nicht nach dem ZZVZ vergeben werden; die Auftraggeber müssen jedoch die Grundsätze der Transparenz und Verhältnismäßigkeit einhalten.

2. Analyse der Vergabeunterlagen

Nachdem Sie eine Ausschreibung gefunden haben, besteht Ihre erste Pflicht darin, die Vergabeunterlagen (zadávací dokumentace, ZD) herunterzuladen und gründlich zu studieren. Sie sind das zentrale Dokument, das alles festlegt, was der Auftraggeber verlangt. Die Unterschätzung der Vergabeunterlagen ist der häufigste Grund für einen Ausschluss aus dem Verfahren.

Worauf Sie in den Vergabeunterlagen achten sollten

Die Eignungskriterien bestimmen, ob Sie überhaupt ein Angebot abgeben dürfen. Lesen Sie sie zuerst und entscheiden Sie, ob Sie sie erfüllen oder bis zum Zeitpunkt der Einreichung erfüllen können.

Die Zuschlagskriterien (§ 114 ZZVZ) zeigen, wonach der Auftraggeber den Gewinner auswählt. Am häufigsten werden der niedrigste Angebotspreis oder die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit (Kombination aus Preis, Qualität, Gewährleistungsbedingungen usw.) bewertet. Sind die Kriterien vage beschrieben, haben Sie das Recht, eine Bitte um Erläuterung der Vergabeunterlagen einzureichen.

Die Vertragsbedingungen, insbesondere der Vertragsentwurf, sind in der Regel eine Anlage der Vergabeunterlagen. Prüfen Sie Vertragsstrafen, Zahlungsbedingungen, Gewährleistungen und Möglichkeiten der einseitigen Kündigung.

Fristen: Notieren Sie sich:

• die Angebotsfrist (beim offenen Verfahren mindestens 30 Tage gemäß § 57 ZZVZ),
• die Frist für Anfragen zur Erläuterung der Vergabeunterlagen (typischerweise mindestens 3 Arbeitstage vor Ablauf der Angebotsfrist),
• die Bindefrist, während der Sie an Ihr Angebot gebunden sind.

Häufige Fehler beim Lesen der Vergabeunterlagen

• Übersehen der Anforderung an ein bestimmtes Format oder eine bestimmte Struktur des Angebots.
• Ignorieren der Vertragsanlagen, in denen sich oft technische Spezifikationen verbergen.
• Missverständnis des Unterschieds zwischen „Erfüllung der Bedingungen“ und „Nachweis der Erfüllung der Bedingungen“ – es genügt nicht, eine Bedingung zu erfüllen, Sie müssen sie mit dem richtigen Dokument nachweisen.

3. Eignungsnachweise

Das ZZVZ unterscheidet vier Gruppen der Eignung. Jede erfordert andere Nachweise und hat eine andere Gültigkeitsdauer. Ausländische Bieter dürfen gleichwertige Dokumente aus ihrem Herkunftsland vorlegen, in der Regel mit Übersetzung ins Tschechische.

Grundlegende Eignung (§ 74 ZZVZ)

Sie belegt, dass sich der Bieter nicht in Insolvenz befindet, keine Steuerrückstände hat, nicht rechtskräftig wegen bestimmter Straftaten verurteilt wurde und seine Pflichten gegenüber der Sozialversicherung erfüllt. Nachgewiesen wird sie durch:

• einen Auszug aus dem Strafregister (nicht älter als 3 Monate),
• eine Bescheinigung des zuständigen Finanzamts (Unbedenklichkeit),
• eine Bescheinigung der Bezirksverwaltung der Sozialversicherung (OSSZ),
• eine eidesstattliche Erklärung für die übrigen Bedingungen.

Berufliche Eignung (§ 77 ZZVZ)

Ein Auszug aus dem Handelsregister (sofern das Unternehmen dort eingetragen ist) und ein Nachweis der Gewerbeberechtigung in dem Umfang, der dem Auftragsgegenstand entspricht, typischerweise ein Gewerbeschein oder eine Konzessionsurkunde.

Wirtschaftliche Eignung (§ 78 ZZVZ)

Der Auftraggeber kann einen Mindestjahresumsatz verlangen (höchstens das Doppelte des geschätzten Auftragswerts für 1 Jahr oder das Dreifache für 3 Jahre). Der Nachweis erfolgt in der Regel durch die Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung der letzten 1 bis 3 Geschäftsjahre.

Technische Eignung (§ 79 ZZVZ)

Meist handelt es sich um eine Liste von Referenzaufträgen der letzten 5 Jahre (Bauleistungen) bzw. 3 Jahre (Lieferungen und Dienstleistungen). Der Auftraggeber kann auch Nachweise über Ausbildung und berufliche Qualifikation von Schlüsselpersonen, ISO-Zertifikate sowie eine Übersicht über Werkzeuge und Ausrüstung verlangen.

Übersicht der Nachweise und ihrer Gültigkeit

Wenn Sie die technische Eignung nicht selbst erfüllen, erlaubt das ZZVZ den Nachweis über einen Unterauftragnehmer (§ 83 ZZVZ) oder den Zusammenschluss zu einer Bietergemeinschaft.

4. Kalkulation des Angebotspreises

Der Preis ist der sensibelste Teil des Angebots. Ein zu hoher Preis verliert bei der Bewertung, ein zu niedriger kann zum Ausschluss wegen eines ungewöhnlich niedrigen Angebotspreises (MNNC) gemäß § 113 ZZVZ führen.

Kalkulation bei Bauaufträgen

Der Auftraggeber fügt den Vergabeunterlagen in der Regel ein Leistungsverzeichnis der Bauarbeiten, Lieferungen und Dienstleistungen (výkaz výměr) bei. Ihre Aufgabe ist es, jede Position zu bepreisen. Bei der Bepreisung:

1. Gehen Sie von aktuellen Preiskatalogen aus (RTS, ÚRS oder eigene Datenbank).
2. Berücksichtigen Sie Nebenkosten: Baustelleneinrichtung, Transport, Koordination von Arbeitsschutz (BOZP).
3. Fügen Sie eine angemessene Risikoreserve hinzu, übertreiben Sie es aber nicht.
4. Lassen Sie sich die Preise von Unterauftragnehmern vor der Angebotsabgabe schriftlich bestätigen.

Zur Orientierung über Marktpreise für Bauleistungen nutzen Sie die Baupreispositionen auf mrickwood.cz, in denen Daten aus realisierten öffentlichen Aufträgen aggregiert sind.

Ungewöhnlich niedriger Angebotspreis

Wenn Ihr Preis die übrigen Angebote oder den geschätzten Auftragswert deutlich unterschreitet, fordert Sie der Auftraggeber gemäß § 113 ZZVZ zu einer schriftlichen Begründung auf. Sie müssen belegen, dass der Preis realistisch ist, zum Beispiel durch niedrigere Arbeitskosten, eigene Technologie oder Subventionen. Eine unvorbereitete Begründung führt zum Ausschluss.

5. Vorbereitung der Dokumente und formale Anforderungen

Der Inhalt des Angebots wird durch die Vergabeunterlagen bestimmt, die formalen Regeln gelten jedoch flächendeckend.

Aufbau des Angebots

Ein typisches Angebot enthält:

• Deckblatt mit den Identifikationsdaten des Bieters und dem Angebotspreis.
• Eignungsnachweise (siehe Abschnitt 3), gegebenenfalls eidesstattliche Erklärungen.
• Angebotspreis in der geforderten Struktur (Leistungsverzeichnis, bepreiste Aufstellung der Arbeiten oder separates Dokument).
• Vertragsentwurf, unterzeichnet von einer vertretungsberechtigten oder bevollmächtigten Person.
• Etwaige Anlagen – technische Datenblätter, Zertifikate, Referenzen.

Elektronische Signatur

Seit dem 18. 10. 2018 werden öffentliche Aufträge in Tschechien ausschließlich elektronisch vergeben. Den Vertragsentwurf und die festgelegten Dokumente müssen Sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) gemäß der eIDAS-Verordnung unterzeichnen. In Tschechien stellen akkreditierte Zertifizierungsstellen (PostSignum, I.CA) die Zertifikate aus; als EU-Unternehmen können Sie auch eine QES eines Vertrauensdiensteanbieters aus Ihrem Land verwenden. Prüfen Sie die Gültigkeit des Zertifikats vor der Einreichung, eine Erneuerung kann mehrere Tage dauern.

Akzeptierte Dateiformate

Prüfen Sie immer die konkreten Anforderungen in den Vergabeunterlagen oder in der Benutzerdokumentation der Plattform. Speichern Sie gescannte Dokumente als durchsuchbare PDFs, nicht als Bilder.

6. Elektronische Einreichung des Angebots

Einreichung über NEN (Nationales elektronisches Instrument)

1. Registrieren Sie sich auf nen.nipez.cz und legen Sie ein Bieterkonto an (zur Verifizierung ist eine Datenbox oder eine elektronische Signatur erforderlich).
2. Suchen Sie die Ausschreibung anhand der Auftragsnummer oder des Namens des Auftraggebers.
3. Klicken Sie auf „Angebot abgeben“ (Podat nabídku) und folgen Sie dem Assistenten.
4. Laden Sie die einzelnen Dateien in die entsprechenden Ordner hoch (Eignung, Angebotspreis, Vertrag).
5. Signieren Sie das Angebot mit QES direkt in der NEN-Oberfläche oder laden Sie bereits signierte Dateien hoch.
6. Bestätigen Sie die Einreichung und laden Sie die Zustellbestätigung mit Zeitstempel herunter.

Einreichung über E-ZAK

1. Melden Sie sich in der konkreten E-ZAK-Instanz des Auftraggebers an (jeder Auftraggeber hat eine eigene URL, zum Beispiel ezak.kraj-jihocesky.cz).
2. Suchen Sie die Ausschreibung und beantragen Sie Zugang zu den Vergabeunterlagen (erforderlich, um die Zugangsdaten für die Einreichung zu erhalten).
3. Klicken Sie im Bereich „Angebote“ (Nabídky) auf „Neues Angebot“ (Nová nabídka) und laden Sie die Dokumente hoch.
4. Signieren und absenden. Das System erzeugt eine Bestätigung.

Häufigste technische Fehler

• Einreichung nach Ablauf der Frist (das System lehnt das Angebot automatisch ab; NEN und E-ZAK sind minutengenau eingestellt).
• Ungültiges oder abgelaufenes Zertifikat der elektronischen Signatur.
• Dateien in einem nicht unterstützten Format oder über der maximalen Größe.
• Hochladen eines nicht signierten Vertragsentwurfs.
• Vergessenes Deckblatt oder falsche Identifikationsnummer (IČO bzw. ausländische Registernummer).

Reichen Sie das Angebot spätestens 24 Stunden vor Fristablauf ein, damit Sie Zeit haben, technische Probleme zu lösen. NEN und E-ZAK verfügen über einen Helpdesk, garantieren aber keine Antwort innerhalb einer Stunde.

7. Nach der Einreichung: von der Angebotsöffnung bis zum Einspruch

Öffnung der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist öffnet der Auftraggeber die Angebote (elektronisch). Bei oberschwelligen Verfahren erfolgt die Öffnung öffentlich oder in Anwesenheit von Vertretern der Bieter; bei unterschwelligen Verfahren hängt dies von der Entscheidung des Auftraggebers ab. Über die Sitzung wird ein Protokoll erstellt, in das Sie Einsicht nehmen dürfen.

Bewertung und Auswahl des Auftragnehmers

Die Bewertungskommission prüft die Angebote nach den vorab festgelegten Kriterien. Stellt der Auftraggeber fehlende Eignung oder formale Fehler fest, kann er Sie durch schriftliche Mitteilung mit Begründung ausschließen. Nach der Bewertung erstellt er den Bericht über die Bewertung der Angebote und die Mitteilung über die Auswahl des Auftragnehmers, die allen Teilnehmern zugestellt werden.

Frist für Einsprüche

Wenn Sie mit der Entscheidung des Auftraggebers nicht einverstanden sind (zum Beispiel mit dem Ausschluss aus dem Verfahren oder der Auswahl eines anderen Bieters), haben Sie das Recht, gemäß § 241 ZZVZ Einspruch (námitky) einzulegen. Die Frist beträgt 15 Tage ab Zustellung der Mitteilung, gegen die sich der Einspruch richtet. Der Auftraggeber muss innerhalb von 15 Tagen nach Zustellung über den Einspruch entscheiden.

Gibt der Auftraggeber dem Einspruch nicht statt, können Sie beim Amt für den Schutz des Wettbewerbs (ÚOHS) einen Antrag auf Nachprüfung stellen. Der Antrag muss innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Zustellung der Entscheidung über den Einspruch eingereicht und eine Kaution hinterlegt werden (1 % des Angebotspreises, mindestens 50.000 CZK, höchstens 10.000.000 CZK).

Vertragsabschluss und Vertragsregister

Nach Ablauf der Einspruchsfrist (bzw. nach der Entscheidung des ÚOHS) schließt der Auftraggeber den Vertrag mit dem ausgewählten Bieter. Verträge mit einem Wert über 50.000 CZK ohne MwSt. muss der Auftraggeber im Vertragsregister (Registr smluv) gemäß Gesetz Nr. 340/2015 Slg. veröffentlichen. Der Vertrag wird frühestens mit dem Tag der Veröffentlichung wirksam.

8. Checkliste vor der Angebotsabgabe

Drucken oder speichern Sie diese Liste und gehen Sie sie vor jeder Einreichung Punkt für Punkt durch.

Auswahl und Analyse der Ausschreibung

• CPV-Codes entsprechen dem Unternehmensgegenstand
• Schwellenwert und Verfahrensart sind klar
• Angebotsfrist ist realistisch einzuhalten
• Vergabeunterlagen sind heruntergeladen und vollständig inklusive Anlagen gelesen

Eignung

• Auszug aus dem Strafregister (nicht älter als 3 Monate)
• Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
• Bescheinigung der OSSZ bzw. der Sozialversicherung
• Auszug aus dem Handelsregister
• Nachweise der Gewerbeberechtigung
• Referenzen im geforderten Umfang und Format

Angebotspreis

• Bepreistes Leistungsverzeichnis oder Preiskalkulation
• Preise der Unterauftragnehmer schriftlich bestätigt
• Preis ist nicht ungewöhnlich niedrig ohne Begründung

Dokumente

• Deckblatt ausgefüllt und unterzeichnet
• Vertragsentwurf mit QES signiert
• Alle Dateien in einem von der Plattform akzeptierten Format
• Gültigkeit des QES-Zertifikats geprüft

Einreichung

• Konto in NEN oder E-ZAK aktiv und funktionsfähig
• Test-Upload der Dateien mit ausreichendem Vorlauf durchgeführt
• Zustellbestätigung heruntergeladen und gespeichert

Die Überwachung neuer Gelegenheiten, die zu Ihrem Profil passen, lässt sich über den Ausschreibungswächter und die Ausschreibungsverwaltung auf mrickwood.cz automatisieren. So sparen Sie jeden Monat Dutzende Stunden manueller Suche im VVZ.